Fiche 7. Le mail (ou messagerie différée)

2014-02-20 jeudi

Voici une liste de recommandations concernant l'utilisation du mail. Elles sont valables qu'on utilise le mail via un webmail (c'est-à-dire la Messagerie Orange, ou alors Google gmail etc.) ou via un courrielleur (Thunderbird, Kmail, Mutt, Gnus etc…) :

En applicant ses recommandations et avec un peu d'habitude, utiliser le mail ne prend plus que quelques minutes par jour. Et on a enfin la satisfaction d'utiliser un outil de communication si abouti et efficace QU'IL EST UTILISÉ DEPUIS 40 ANS ! ^^

Règles « informatiques »

Avoir une adresse mail indépendante de son FAI

Utiliser un courrielleur

Pour être indépendant de l'interface Webmail de votre fournisseur de messagerie.

Règles d'organisation

Trier ses mails

C'est-à-dire, effectuer régulièrement (tous les deux jours ?) les tâches suivantes :

Supprimer impitoyablement les mails inutiles ou pas intéressants à garder après une première lecture.
Créer un unique répertoire pour toute votre messagerie (intitulé « Tri » par exemple) et placer chaque mails à conserver. Pour plus d'information sur cette méthode de classement des mails (appelée « INBOX 0 »), nous vous recommandons la lecture de cet article Pourquoi vous devriez viser INBOX 0
Se désabonner des listes de courriels plus ou moins publicitaires qu'on reçoit inévitablement suite à une inscription à tel ou tel service de fidélité ou autre. Il faut en général cliquer sur un petit lien intitulé « se désabonner», «se désinscrire » ou « ne plus recevoir de mails de notre part » sur l'un des mails reçus et suivre les instructions.

Utiliser les fonctions de répertoire (parfois intitulée « contacts » comme chez Gmail)

C'est une discipline à prendre, mais ça vous facilite la vie ensuite : vous n'avez plus à retenir ou noter ces satanées adresses mail ! ^^

Règles de politesse

Toujours écrire quelque chose dans le champ « Objet » du mail

Ce n'est pas obligatoire mais c'est une question de savoir-vivre car cela facilite le travail de tri à vos destinataires.

Ne pas oublier le Champ CCi

« CCi » signifie « copie carbone invisible » et qui permet d'envoyer un mail en une fois à plusieurs destinataires sans que chacun d'entre eux ne reçoive la liste complète de tous les destinataires du message.

Écrire dans le français le plus correct possible

Quelques fautes d'orthographe, ce n'est pas grave du tout. Mais il ne faut pas faire l'impasse sur la ponctuation ni sur les lettres accentuées. Il s'agit donc de bien prendre le temps UNE BONNE FOIS POUR TOUTE (ça ne demande au pire que quelques dizaines de minutes étalées sur deux ou trois jours) de repérer toutes ces touches « difficiles » du clavier. Après… C'est comme le vélo !… Ça ne s'oublie pas.